Marc, le responsable technique de l’école bilingue du Haut-Lac à St-Légier, propose ci-dessous une synthèse des démarches effectuées des prémisses du projet jusqu’à l’équipement des élèves.

 

Ressources : 

  • Team Haut-Lac & Team HEP
  • Think Tank : Plusieurs débats techniques où une dizaine d’écoles ont participé pour partager leurs expériences sur l’implémentation d’IPads dans leur établissement
  • Bet2015 : Salon de l’éducation à Londres sur les nouvelles technologies
  • Partenaires techniques & Revendeurs

 

I. Avant-Projet

1. Quelle tablette ?

Windows vs IPad

Evaluation :

  • Avec l’IPad, on se confrontait à plus de problèmes avec l’intégration réseau Windows
  • Dans le domaine de l’éducation, la tendance actuelle est vraiment basée sur les IPads
  • L’utilisation de l’IPad nous permettrait de collaborer avec les autres écoles
  • L’IPad offre une meilleure facilité d’utilisation
  • L’IPad actuellement offre un nombre d’applications pour l’éducation beaucoup plus étendue
  • Dans le cadre du projet avec la HEP, l’IPad était requis.
  • L’IPad a une meilleure autonomie ( batterie )

Choix final : IPad

Retour : Actuellement, nous sommes très satisfait de ce choix, même si nous avons rencontré quelques problèmes techniques d’intégration dans notre réseau Windows

 

2. Quels IPads ( Mémoire / Normal-Mini ) ?

Notre premier choix avait été établi avec des IPads 32Gbs pour les élèves / 64Gbs pour les profs

Evaluation :

  • Nous avons eu des problèmes de mémoire avec les premier IPads 16Gbs achetés, donc il nous fallait 32Gbs minimum
  • Suite au nouveau modèle de Apple ( IPad Air 2 ), le modèle 32Gbs n’existait plus, donc nous avons dû modifier nos choix.
  • L’IPad mini ne nous semblait pas un bon choix car la taille de l’écran nous semblait trop petite.
  • Entre les besoins et les questions budgétaires, le choix du 64Gbs était le plus adéquat.

Choix final : IPads 64Gbs pour les élèves / 128Gbs pour les profs

Retour : –

 

3. Quel MDM – Mobile Device Management  ?

Les acteurs principaux : Filewave/Casper/Airwatch

Evaluation :

  • Nous avons évalué les 3 solutions et aussi demandé aux autres écoles leur retour ( Think Tank ).
    • Filewave : Actuellement un peu en retard
    • Airwatch : le plus généraliste – supporte tous type de device
    • Casper : Plus spécifique pour les produits Apple
  • Au vu de nos besoins de MDM uniquement pour nos produits Apple, Casper propose la solution la plus adaptée et la plus complète pour ne gérer que les IPads.

Choix final : Casper ( Serveur dédié pour les IPads )

Retour : Excellente plateforme une fois maitrisée et support très réactif du fournisseur

 

4. Quels coques pour l’IPad ?

Quelles coques de protection

Evaluation :

  • Nous avons commandé 7-8 coques différentes de la coque complète ( type Survivor ) au cover tout simple.
  • Suite aux différentes discussions, le choix s’est porté sur une coque complète ( type Survivor) ce qui donne une meilleure protection notamment à l’extérieur ( humidité, poussière )
  • Une coque complète permet aussi de minimiser les coûts de replacement ou d’assurance.

Choix final : Coques type Survivor

Retour : En général, très apprécié, moins de pression pour les élèves et pour les enseignants, surtout lors de l’utilisation à l’extérieur. Quelques soucis avec les protection d’écran qui n’adhèrent pas parfaitement.

 

5. Quels casques audio pour les IPads ?

Avons-nous besoin de casques, d’oreillettes, avec ou sans micro ?

Evaluation :

  • Pour des questions d’hygiène et de rangement , les oreillettes ne nous semblent pas adaptées
  • L’idée d’avoir une série de casques partagés entre les classes n’a pas été retenue à cause du manque d’hygiène et des problème de rangement, transport,…
  • Dans le cadre de notre programme, nous allons probablement communiquer avec l’IPad, donc des casques avec micro nous ont semblés indispensables Malheureusement, les casques complets adapté à l’IPad étant assez cher ( Principalement à cause de la connectique ), nous avons aussi recherché des casques plus simple avec un adaptateur.
  • Plusieurs questions restent en suspens concernant le rangement, le nettoyage, …

Choix actuel : Casque simple avec connectique

Retour : Nous sommes toujours en train de chercher la solution la plus adaptée

 

6. Comment ranger & charger les IPads en classe

Pendant 4 mois, les élèves laisseront les IPads en classe et donc nous devons trouver une solution temporaire pour charger et ranger les IPads

Evaluation :

  • Plusieurs fournisseurs offrent des solutions mais toutes sont extrêmement chères et au vu de la situation temporaire, ces coûts ne sont pas justifiés
  • Nous avons voulu une place ou on pourrait enfermer les IPads tout en les chargeant. Nous avons pu avoir des corps de bureau que nous avons adaptés pour ranger, enfermer et charger les IPads.
  • A partir de cet automne et pour pouvoir éviter les désagréments d’avoir des IPads ramenés de la maison déchargés, nous avons testé et opté pour des chargeurs mobile ( batterie ) qui seront à disposition dans les classes.

Choix actuel : Corps de bureau & Chargeurs

Retour : Le corps de bureau est trop compliqué à gérer, les enseignants se sont organisés dans leurs classes pour créer des endroits pour charger et ranger les IPads.

 

7. Comment gérer les réparations & casses & assurances

Plusieurs options sont possible pour gérer le problèmes avec les IPads

Evaluation :

  • Les assurances sont assez chères si vous désirez couvrir les dégâts sur vos IPads
  • Après discussion ( Think Tank ) nous avons évalué l’achat des coques type Survivor et gérer la casse avec des IPads de réserve
  • Il nous semble plus juste d’insister sur la responsabilité de l’élève face à son IPad tout en lui proposant une protection adéquate

Choix actuel : Coques & IPads de réserve

Retour : Actuellement la situation est assez simple, car les élèves ne prennent pas l’IPad à la maison, mais nous n’avons aucune casse à déplorer

 

II Déploiement

 

1. La gestion de l’Apple ID

L’Apple ID est obligatoire pour configurer et un IPad et pour pouvoir installer des applications

Problématiques :

  • Apple ID liée à l’IPad ou à l’élève

Nous avions deux possibilités mais nous avons décidé de lier tous les Apple ID aux emails des élèves

  • Gestion de l’âge

Il y a une limite d’âge ( 13 ans ) pour créer uns Apple ID, mais comme ces IDs appartiennent et sont gérées par l’école, nous avons fixé une date de naissance fixe pour tous les élèves. Une autre option est de faire créer les Apple IDs par les parents avec un document signé de leur part, mais c’est assez compliqué.

  • Gestion des Apples IDs

Les adresse email de l’école comme les Apple IDs sont sous le contrôle de l’école, c’est-à-dire que nous gérons la création, l’annulation de ces comptes directement.

 

  • Création Apple ID – Limité ( Adresse IP )

Apple limite la création de comptes ( basé sur l’adresse IP ). Pour éviter le blocage, vous devez demander à Apple une autorisation pour pouvoir créer un nombre vos comptes pendant 1 jour ou vous pouvez demander à certains partenaires de générer les Apple IDs via un script de création. De notre côté, vu le nombre de comptes, j’ai finalement créé les comptes sur deux semaines à raison d’une dizaine par jour.

 

2. La préparation de l’IPad

Dans le cadre du déploiement, il ne faut surtout pas sous-estimer le temps de préparation entre :

  • Le déballage des IPads
  • La gestion de l’inventaire
  • L’étiquetage ( à double : IPad & Coques )
  • La mise dans les coques

 

3. La configuration des IPads

Pour configurer chaque IPad, vous devez suivre les étapes ci-dessous :

  • Apple configurator

Tous les IPads doivent être configurés premièrement sur une machine avec l’Apple configurator avec les profils spécifiques par classes qui crée la liaison avec la plateforme MDM. Nous avons utilisé 1 machine au service technique qui sera dédiée à la configuration des IPads. Apple est en train de mettre en place un système pour éviter cette étape.

Attention de bien sauvegarder cette machine parce qu’elle vitale ( MAC qui est le superviseur de tous les IPads )

  • Configurer l’IPad comme un nouvel IPad avec l’Apple ID de l’élève
  • MDM

Le IPad étant enregistré dans le MDM, il faut ensuite lui attribuer le bon utilisateur ( pour le VPP – ci-dessous ).

  • Gestion du déploiement des applications

Une fois l’IPad enregistré, vous devriez recevoir une demande d’installation pour le Self Service ( ci-dessous ) et ensuite toutes les applications qui sont en déploiement automatique ( attention, vous devez rentrer le mot de passe pour chaque application )

 

4. Les restrictions

Dans le cadre du projet pilote, nous avons demandé à chaque enseignant de choisir quelles restrictions ils désiraient pour leur classes.

  • Restrictions

Vous pouvez attribuer des restrictions sur les différentes propriétés de l’IPads depuis l’accès au App Store jusqu’à l’accès de l’appareil photo …

 

  • Age pour les applications

Vous pouvez limiter l’accès aux applications basé sur des âges, mais attention certaines applications sont classées +17 ( Exemple : IThoughts-IMindMap ), alors qu’elles ne semblent pas pour cette tranche d’âge. Elles sont catégorisées 17+ par Apple car elles contiennent un navigateur intégré et que Apple ne peut pas assurer que le blocage des pages internet soit assuré.

 

  • Gestion à la demande

La gestion des restrictions peut évidement se faire presque à la -demande, car la plateforme MDM propage presque immédiatement tous changements de réglage.

 

  • Pass Code & Empreintes digitales

Nous avons laissé la liberté aux enseignants de mettre des codes de blocages ainsi que la détection d’empreintes. Cela protège les IPads d’une utilisation d’un autre élève, mais cela complique la gestion de l’IPad tant au niveau de l’enseignant que du département IT.

 

5. La gestion des applications

La gestion des applications installées sur les IPads peut se faire directement avec l’App Store ou au travers de l’App Store interne appelé Self Service

  • Le Self Service

Il vous permet de gérer tous les accès aux applications installées sur la plateforme mais pas celle de l’App Store. Plusieurs écoles ont décidés de bloquer l’App Store et les élèves ne peuvent installer que les applications du Self Service

  • Mot de passe Apple ID

Pour chaque installation d’application, l’App Store ou le Self Service vont demander le mot de passe de l’Apple IDs

  • Mise à disposition vs déploiement automatique

Les deux sont possibles mais lors de l’installation de base, vous devez rentrer plusieurs fois le mot de passe de l’Apple IDs pour installer les applications en déploiement automatique, ce qui prend beaucoup de temps. J’ai finalement opté pour une mise à disposition des applications sur le Self Service et chaque élève est responsable d’installer les applications dont il a besoin. De plus, j’ai rencontré plusieurs problèmes techniques avec le déploiement automatique.

 

6. La gestion des applications payantes

La gestion de l’achat d’application est assez compliquée, car nous ne désirions pas mettre de l’argent sur les comptes des élèves.

  • Applications payantes ( VPP )

Apple propose depuis le début de cette année l’achat en volume pour les applications qui est gérée directement sur le MDM. Il y a plusieurs avantages tel que des prix de groupes ( 50% ) et une gestion centralisée sur votre MDM où vous pouvez enlever, rajouter les licences à la demande. Pour cela, vous devez vous inscrire sur leur programme de VPP et être relié avec votre MDM. Une fois installé, cela fonctionne parfaitement.

  • Achat intégré

Il faut faire très attention, car le VPP ne fonctionne pas pour les achats intégrés, c’est-à-dire pour les applications gratuites à installer mais dans lesquels vous pouvez faire des achats ( niveaux, options ). Dans ces cas-là, il vaut mieux contacter les développeurs et leur demander une version complète payante.

 

7. Investissement pour le déploiement

Lors du premier déploiement, il y a une phase d’apprentissage où vous allez avoir vos expériences et aussi faire des erreurs .

Au travers de mon expérience, je pense que l’on diminue de moitié le temps pour préparer les IPads avec un peu d’expérience. J’ai investi entre deux et trois semaines pour configurer nos 80 IPads pour les élèves, mais je pense pouvoir préparer 80 IPads en une semaine maintenant.

 

8. Stockage & partage de fichiers

Dans le cadre du projet, nous avons été rapidement confrontés au problème d’échange de fichiers entre IPads. Nous avons testé différentes solutions somme Dropbox, Google drive ou elockers. Nous avons finalement opté pour elockers qui est en cours d’installation pour les raisons suivantes :

  • Fichiers en local, donc pas d’utilisation de la bande passante ( internet )
  • Fonctionnalités supplémentaires pour les enseignants

 

9. Règles pour le support IT

Dans le cadre du projet et une fois les IPads déployés, nous avons rencontrés plusieurs points concernant le support IT

  • Demandes d’Apps

Tous les enseignants ont pu proposer les applications qu’ils désiraient et nous n’avons pour l’instant pas mis de limitation même pour les applications similaires. Le but état d’être un projet pilote et aussi de pouvoir tester toutes les applications.

Toutefois à terme et aussi pour des questions budgétaires, il faudra être vigilant pour valider les apps et voir si nous n’utilisons pas déjà une application similaire. Dans ce cadre là, nous avons donc donner accès à toutes les apps installées et achetées aux enseignants.

 

  • Support pour les Apps

Nous avons aussi été confrontés aux questions des enseignants sur des problèmes à l’intérieur des applications, alors que le département IT les installe mais ne les connaît pas.

 

Pour améliorer la qualité du support pour les IPads, nous avons donc décider d’installer un système de ticketing qui nous permettra de mieux attribuer les demandes aux personnes concernées.

 

III Conclusion

 

En conclusion, lors d’un projet pilote IPad, il faut vraiment consacrer le temps, l’argent nécessaires, car les défis sont nombreux. Un projet pilote est aussi un endroit où l’on peut se tromper, faire ses expériences, mais qui permet à chacun de découvrir de nouvelles façons de travailler et de collaborer.